Spezialisierungen

Belegloses, digitales Rechnungswesen in der digitalen Steuerberatung 

Als moderne und zukunftsweisende Steuerkanzlei passen wir uns stetig dem zeitgemäßen und technischen Fortschritt an und entwickeln diese Prozesse weiter.

Im Rahmen der digitalen Steuerberatung bieten wir folgendes Leistungsportfolio an:

1. Elektronische Korrespondenz 

Um das enorme Papieraufkommen zu reduzieren bietet es sich an, den Schriftverkehr zwischen Mandant und Steuerberater auf die elektronische Korrespondenz via E-Mail umstellen.

Die elektronische Korrespondenz bietet viele Vorteile, welche in Zeiten zunehmender Digitalisierung in Anspruch genommen werden sollten. 

a) E-Mail-Korrespondenz via DATEV

E-Mails, welche meine Kanzlei verlassen, erfolgen grundsätzlich in verschlüsselter Form via DATEV. Um die E-Mail öffnen zu können ist ein einmaliges Einloggen bei der DATEV nötig, um dort ein persönliches Passwort zum Öffnen der E-Mails zu generieren. Ab dann kann jede E-Mail durch Eingabe des persönlichen Passwortes geöffnet werden. 

Diese Vorgehensweise entspricht auch den Vorgaben der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die E-Mails sowie deren Anhänge können dann auf dem hauseigenen PC oder System gespeichert und archiviert werden.

Durch diese Vorgehensweise reduzieren sich Papieraufkommen und andere Kosten sofort erheblich.

Ein Datenverlust ist bei regelmäßiger Sicherung – ich empfehle tägliche Sicherung, am besten auf externer Festplatte – nahezu ausgeschlossen. Darüber hinaus ist meine Kanzlei ein weiteres Sicherungsmedium, da alle gesendeten Daten auch in meiner Kanzlei nochmals gespeichert sind und bei der DATEV zusätzlich nochmals gesichert werden.

b) Sharefile personal fileBOX 

Die Erweiterung zur normalen E-Mail bietet die Datenaustauschplattform Sharefile „personal fileBOX“. Der entscheidende Unterschied zur E-Mail ist die Möglichkeit deutlich größere Datenmenge versenden oder absenden zu können.

Da Belege, vor allem farbige Belege und/oder Fotos eine hohe Datenmenge beanspruchen, ist das Übertragungsvolumen bei der herkömmlichen E-Mail recht schnell ausgereizt. Bei größeren Datenmengen bietet sich daher die personal fileBOX an, da hier nahezu unbegrenzt Daten übertragen werden können.

Der Mandant erhält Zugriff auf diese Plattform, in der ihm verschiedene Ordner zur Verfügung stehen. Innerhalb dieser Ordner können Auswertungen der Finanzbuchführung, der Lohnbuchführung sowie Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und eine Vielzahl anderer Dokumente zum Download zur Verfügung gestellt werden. 

Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, für die Kanzlei relevante Dokumente hochzuladen und uns damit zur Verfügung zu stellen.

Ein Versand all dieser Dokumente per E-Mail bzw. per Post wäre somit nicht mehr notwendig. Auch hier lässt sich das Papieraufkommen erheblich reduzieren.

Die Plattform steht übrigens auch per App für Smartphone oder Tablet unter „Citrix Share.File“ zur Verfügung. 

Damit die gewohnten Arbeitsabläufe nicht komplett verändert werden müssen, können die bereits in den jeweiligen Arbeitsabläufen tätigen Personen angelegt werden. Diese Personen haben nur Zugriff auf die vom Einrichter definierten Ordner. 

Um die entsprechenden Personen zu definieren steht hierfür unser Formular „Freigabeerklärung fileBOX“ im Anhang zur Verfügung. 

Einmal installiert, ist die sofortige elektronische Korrespondenz mit meiner Kanzlei möglich. Belege können als Scan oder Foto gesendet werden. Dies erspart dem Mandanten den Postweg bzw. den persönlichen Gang zur Kanzlei. 

Auswertungen, Unterlagen, Jahresabschlüsse etc. können auf dem PC oder hauseignen System nach Erhalt abgespeichert und archiviert werden. 

Wie bereits oben erwähnt, empfehle ich eine tägliche Sicherung auf externer Festplatte. Aber auch hier besteht keine Gefahr des Datenverlustes, da wie bereits oben erwähnt, die Daten sowohl in meiner Kanzlei als auch bei der DATEV nochmals gesichert werden. 

Abschließend bitte ich zu beachten, dass die Daten in der Filebox alle drei Monate nach dem Versenden automatisch gelöscht werden um das Datenvolumen nicht zu groß werden zu lassen.

2. DATEV Unternehmen-Online und Arbeitnehmer-Online 

Das Produktportfolio meines EDV-Dienstleisters DATEV beinhaltet die beiden o. g. kostenpflichtigen Programme, welche in den letzten Jahren erheblich verbessert und weiterentwickelt wurden, und somit nunmehr insbesondere beim beleglosen Verbuchen von Geschäftsvorfällen eine Alternative zur meiner bisherigen Praxislösung via DMS darstellen. 

Das Programm beinhaltet insbesondere beim beleglosen Buchen (scan–to–mail) eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Buchungsbelege durch die permanente Sicherung bei der DATEV e.G.

Es ist somit nunmehr nicht nur der bisherig bekannte Zeitvorteil des beleglosen Buchens mit der damit verbundenen Kostenersparnis, sondern auch der Vorteil eines revisionssicheren Belegarchivs, welches auch bei Betriebsprüfungen herangezogen werden kann, hervorzuheben. 

Für alle Unternehmen mit einem höheren Belegaufkommen stellt dieses Programm somit eine wesentliche Erleichterung zur konventionellen Führung der Finanzbuchführung dar. 

Auswertungen und Belege können vom Mandanten direkt via log-in bei der DATEV eingesehen werden. Suchfunktionen erleichtern das Auffinden von bestimmten Belegen. 

In Verbindung mit dem Programm Zahlungsverkehr können die für die Finanzbuchführung gescannten Belege sofort für den entsprechenden Zahlungszeitpunkt bereitgestellt werden und mittels integriertem Online-Banking-Programm freigegeben werden. 

Dasselbe wäre für SEPA-Lastschrifteinzüge möglich. 

Eine weitere Verbesserung bzw. Erleichterung stellt das Programm Arbeitnehmer-Online dar. 

Auch hier können die relevanten Daten der Lohnabrechnung direkt im Unternehmen abgerufen werden. Eine Versendung der Auswertungen per Post ist damit nicht mehr nötig. Die Arbeitnehmer können sich nach Authentifizierung Ihre Lohnabrechnung direkt auf Ihren PC laden und dort speichern. Ein Ausdruck der Lohnabrechnung wäre damit auch nicht mehr nötig. 

Alternative: personal fileBOX, d. h. das Abspeichern der Lohnabrechnung am internen System und Ausdruck der Lohnabrechnung mit entsprechender Weitergabe an den Arbeitnehmer. 

Meine Mitarbeiterinnen und auch meine Person wurden in den Bereichen „Unternehmen-Online“ und „Arbeitnehmer-Online“ entsprechend geschult und sind Ihnen gerne bei der Einrichtung der Programme behilflich. 

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